e-Document solution
DOCWAY® XML, basato sulla tecnologia eXtraWAY® XML Engine, è il nuovo sistema di gestione documentale, il repository comune dove raccogliere, classificare e storicizzare informazioni e documenti aziendali. Il nuovo DOCWAY® XML muove dal successo ottenuto dalla precedente versione (più di 70 installazioni) e lo riconsidera alla luce dei vantaggi offerti della tecnologia JAVA/XML. DOCWAY® XML recepisce le potenzialità dell'innovazione tecnologica e le recenti normative (standard XML, Firma Digitale, Interoperabilità, Posta Certificata, Archiviazione Ottica, ecc..), divenendo un importante servizio di organizzazione e gestione dei documenti aziendali, in quanto strumento flessibile di informazione e comunicazione, in grado di garantire:
- La registrazione di tutti i documenti mediante l'attribuzione automatica di un numero univoco di protocollo e della data corrente;
- La classificazione dei documenti mediante l'attribuzione di una voce di indice, che individua funzioni, attività, processi e procedimenti dell'unità organizzativa e permettono di ordinare i documenti all'interno di un sistema archivistico personalizzabile;
- L’ordinamento di tutti i documenti, all'interno di un sistema archivistico correttamente strutturato, attraverso attività di fascicolazione gerarchica (fascicoli, sottofascicoli, inserti, annessi e allegati), non gerarchica (raccoglitori) e serie archivistiche (repertori);
- La conservazione dei documenti nel tempo al fine di garantire la copia in formato elettronico su supporto ottico non riscrivibile;
- L’integrità dei documenti e delle informazioni;
- L'accesso semplice ed immediato ai contenuti;
- Strumenti di ricerca sempre più sofisticati e razionali: thesauri predefiniti, dizionari controllati;
- L'ottimizzazione dell'intero ciclo di vita e di lavorazione in un'ottica trasversale rispetto alle singole linee di business aziendale;
- La gestione automatizzata dei procedimenti amministrativi, per velocizzare gli usuali iter amministrativo-burocratici dei documenti all'interno di un contesto lavorativo.
La soluzione risolvere la necessità di gestire e reperire rapidamente documenti ed informazioni, per rispondere tempestivamente alle richieste e alle dinamiche dell'azienda: la gestione delle informazioni passa attraverso tutta l'organizzazione favorendo l'automazione dei processi amministrativi e gestionali con strumenti di workflow, resi così più semplici e trasparenti.
DOCWAY® XML rappresenta l'infrastruttura documentale che consente di eliminare grandi quantità di carta, ridurre costi e tempi di lavoro, aumentare efficienza e produttività, e soprattutto gestire l'automazione dei processi correlati, con relativo miglioramento in termini di:
- Sicurezza dei dati (INTEGRITA');
- Affidabilità di gestione;
- Collegamenti tra i documenti;
- Reperimento dei documenti (DISPONIBILITA');
- Accesso protetto ai documenti (RISERVATEZZA);
- Economicità di gestione (Total Cost of Ownership);
- Disponibilità in ogni attività lavorativa;
- Utilizzo delle risorse umane a supporto.
